Důvodů k uspořádání konference či kongresu může být celá řada. Pokud jste došli k závěru, že pro vás má akce tohoto druhu skutečně smysl, pusťte se do realizace. Ještě před tím se však připravte na fakt, že jde o poměrně komplikovanou a finančně náročnou záležitost, kterou budete řešit dlouho. Velkolepější akce se mnohdy připravují i v ročním předstihu.
Konference, nebo kongres?
Jaký je mezi nimi rozdíl? Mezinárodní kongresová asociace ICCA kongres definuje jako „pravidelné setkání stovek až tisíců účastníků, kteří náleží do společné skupiny“. V praxi se může jednat o osoby sdílící stejnou profesi, kulturu, náboženství apod. Akce běžně trvá více dní.
Konference je také setkání, avšak obecně menší, kratší a selektivnější. Účastníci diskutují, konzultují, řeší problémy a zjišťují nové skutečnosti.
Kde na uspořádání akce sehnat finanční prostředky?
Konferenci lze za určitých okolností zafinancovat čistě ze vstupného, ale většina pořadatelů přesto volí jednodušší možnost – část nákladů pokrývají finančními příspěvky sponzorů.
Nepodceňujte výběr prostoru a volbu termínu
Termín uspořádání akce by se neměl krýt s jinými akcemi podobného ražení. Zbytečně byste se připravili o návštěvníky, kteří by jinak na vaší konferenci zavítali.
Neméně důležité jsou vhodné konferenční prostory. Musí odpovídat charakteru akce a nabízet dostatečnou kapacitu. Zvolte místo s dobrou dopravní dostupností a spíše jeden než více samostatných sálů. V případě několikadenní akce nezapomeňte návštěvníkům zajistit ubytování a stravu.
Koferenční sál si prohlédněte v dostatečném předstihu a vyzkoušejte si audiovizuální techniku.
Mějte na paměti, že pro jednoho člověka je organizace větší akce příliš velké sousto – snažte se proto dílčí úkony delegovat na odborníky. Ušetří vám čas i finanční prostředky.