Co ověřit před první platbou franšízorovi

Před první platbou si rozepište, za co platíte, kdy vám síť plnění předá a jak se vypořádají peníze, pokud prostor nebo financování nevyjdou.

Příklad platebních milníků

Modelová cena 120 000 Kč může být rozdělená na 20 000 Kč při rezervaci, 60 000 Kč po schválení lokality a 40 000 Kč při zahájení školení. U každé platby zapište příjemce, doklad, podmínku splatnosti a to, zda se částka započítá do celku. Pokud prostor schválený nebude, potřebujete písemnou odpověď, co se s rezervací stane a do kdy.

• Vyžádejte si smlouvu či objednávku s přesným popisem plnění.
• Porovnejte fakturační údaje a účet s údaji smluvního partnera.
• Určete, zda druhá platba závisí na skutečném schválení prostoru nebo pouze na uplynutí lhůty.

Ke konzultaci si připravte dokumenty ke franšízové smlouvě. První platbu pak zaneste do celkového rozpočtu otevření.

Rezervace, záloha a první splátka mohou znamenat různé věci

U první částky si vyžádejte popis toho, co se stane zaplacením. Rezervace může dočasně držet místo nebo termín jednání. Záloha se může započítávat proti ceně a první splátka může být součástí již vzniklého závazku. Rozhoduje podklad ke konkrétní platbě. Ptejte se, jestli po zaplacení vzniká povinnost přijmout další plnění, objednat vybavení nebo do určité doby podepsat smlouvu. Pokud pro vás podmínka není jasná, nepředpokládejte ji jen podle názvu dokladu.

Příklad: Nabídka uvádí rezervaci území na 30 dní. Současně potřebujete potvrdit prostor a získat souhlas pronajímatele. Zjistěte, kdo potvrzuje začátek rezervace, co se během ní skutečně drží a jak se ukončí. Pokud centrála posoudí prostor až poslední den, bude důležité, jestli se rezervace prodlouží a zda přibude další platba. Dohodu si nechte poslat v podobě, v níž lze datum a podmínku jednoznačně dohledat.

Při platbě vybavení prověřte i převzetí

Jestli část první úhrady slouží na vybavení, vyžádejte si seznam zařízení, termín dodání a místo předání. Zjistěte, kdo je objednatelem, komu vybavení patří po zaplacení a kdo odpovídá za montáž. Položka uvedená ve franšízovém balíčku může v praxi vyžadovat samostatnou instalaci. Pokud dodavatel nezná schválenou adresu, nechte si potvrdit postup při odkladu nebo změně místa.

Předávací doklad porovnejte s poslední potvrzenou verzí nabídky. Pokud jste zaplatili za konkrétní konfiguraci, ověřte ji před spuštěním a napište, která položka se případně změní. Stejně postupujte u služby, kterou nelze převzít fyzicky, například školení. Zkontrolujte počet účastníků, termín a potvrzení, že lze využít dohodnutý rozsah. Pomůže vám přehled součástí franšízového balíčku. Ukáže, které platby směřují k právům a které mají vést ke konkrétní práci pro pobočku.

Platební kalendář si čtěte v pořadí událostí

V dřívějším modelu vzniká první platba při rezervaci, druhá po schválení lokality a třetí při školení. Pokud nájemce potřebuje zaplatit kauci ještě před schválením lokality, dostanou se na sebe dva závazky. Vyjasněte, zda k potvrzení místa stačí návrh smlouvy, nebo centrála vyžaduje už podepsaný nájem. Jestli pronajímatel čeká na dohodu s centrálou, může být nutné termíny upravit. Použijte porovnání doby nájmu a franšízové smlouvy a doplňte do časové osy i vratnost první částky.

Při posunu termínu si nechte potvrdit, který závazek zůstává splatný. V rozpočtu je rozdíl mezi odkladem školení a odkladem platby za školení. Pokud dodavatel drží cenu jen do určitého data, poznamenáte si i hranici, kdy ji musí znovu potvrdit. Tak se vyhnete rozhodnutí, které vychází ze starého ceníku nebo z termínu, který už jedna ze stran nepřijímá.

Jak si připravit otázky k vrácení peněz

Zajímejte se o tři různé situace: místo odmítne centrála, financování nedopadne a spolupráci zastaví některá ze stran z jiného důvodu. Požádejte o konkrétní výpočet pro každou možnost. Pokud se od částky odečítá práce nebo poplatek, vyžádejte si popis položek, termín vyúčtování a způsob doložení. Stejný výdaj může v různých situacích vést k odlišnému vypořádání podle dohody.

Při potvrzení vratky si všímejte, od kdy běží lhůta a jaké dokumenty jsou potřeba. Rozdíl mezi automatickým vypořádáním a žádostí o vrácení peněz může být důležitý pro vlastní hotovost. Na konci si poznamenejte, která osoba má žádost přijmout a v jakém stavu má být prostor nebo smluvní dokumentace. Bez této informace můžete v rozpočtu počítat s penězi dřív, než budou k dispozici.

Příjemce ověřujte podle dokumentu a známého kontaktu

Pokud účet na faktuře neodpovídá předchozím pokynům, ověřte novou informaci nezávisle u známého kontaktu. Ptejte se, na které doklady se změna vztahuje a kdo ji za firmu potvrzuje. Nenechávejte tuto kontrolu až na den splatnosti. Současně se ujistěte, že příjemce odpovídá konkrétnímu plnění. U odděleného dodavatele vybavení může být jiný než u licence, role ale musí být doložená.

Nakonec si před platebním příkazem otevřete poslední verzi smlouvy, doklad a zápis o splnění podmínky. Zkontrolujte částku, příjemce, variabilní symbol a termín. Dokumenty uložte společně, abyste po zaplacení mohli snadno doložit, co bylo uhrazeno a co má následovat. U nejasného bodu požádejte o opravený nebo doplněný podklad, který bude moci použít i člověk odpovědný za další splátku.

Po úhradě zkontrolujte potvrzení a další milník

Do evidence si doplňte datum úhrady, potvrzený výsledek a další závazek. Pokud se měla částka započíst do vyššího poplatku, ověřte, že se odpočet objevil i v následující nabídce. U první platby za školení si potvrďte termín a osoby, které se ho zúčastní. Kontrola po úhradě dává smysl hlavně tam, kde už má začít běžet krátká rezervační lhůta nebo kde vám další výdaj vznikne po předání podkladů.

Když na vás tlačí termín rezervace

Krátká lhůta může být v jednání běžná, ale před odesláním peněz potřebujete stejný soubor podkladů. Pokud si nejste jistí prostorem, zeptejte se, zda lze termín prodloužit nebo vázat platbu na písemné schválení. Požádejte o jasnou odpověď, co se po uplynutí lhůty stane. Někdy skončí jen přednostní jednání, jindy zůstává otevřená objednávka služby. Rozdíl zapište do přehledu, který použijete při rozhodnutí o další splátce.

U odloženého rozhodnutí uveďte datum, kdy se vrátíte k porovnání nabídky a splatných závazků.